规章制度

第一章 总 则

第一条：为进一步加强学生档案管理，实现学生档案管理的 制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，依据《中 华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》 (教育 部第 27 号 ) 、《教育部办公厅 人力资源社会保障部办公厅 国 家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》(教 学厅函〔2015〕39 号 ) 文件精神。结合我校实际，制定本办法。

第二条：学生档案是指具有我校正式学籍的学生在校期间形 成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材 料。是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资 料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条：学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为 社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基 础工作。由招生就业处直接管理，各学院负责收集整理。辅导员 (班主任) 是学生档案材料收集、整理和完善的第一责任人；各 学院根据招生就业处提出的规范要求，指导学院辅导员(班主任) 完成学生档案材料的收集、整理和完善工作。

第四条：学生档案电子化是档案管理的方向,是科学规范管 理和保存档案的重要途径。招生就业处应积极探索，逐步实现纸 质档案的电子转变,使学生档案得到有序有效的信息化管理。为 学校培养人才、教学管理等服务。

第二章 档案管理工作职责

第五条：熟悉档案业务和学生档案工作的基本原则、工作规 范和归档内容，根据国家有关档案工作的政策和法规，参与起草、 修订本校有关学生档案工作的管理制度并付诸实施。

第六条：为学校、学生和用人单位提供服务，负责学生档案 的接收、整理、保管、转递、查询及利用等工作，指导各学院完 成新生档案和毕业生档案材料归档等工作。

第七条：负责日常学生档案保管与库房管理工作，协助做好 “九防”，确保档案安全、完整和保密，推进学生档案信息化建 设与管理工作。

第八条：认真学习档案专业知识，提高业务技能，科学规范 管理学生档案,熟练掌握学生档案分布情况，遵守保密制度,维护 学生档案的完整、准确与安全。

第三章 档案材料

第九条：学生档案材料的管理归档工作直接关系到人事档案 的完整性和学生的切身利益。为了适应国家人事工作的需要，学 校各职能部门和学院要加强合作，确保学生在校期间形成的个人 档案及时归档。学生档案除招生录取时已有的原始档案材料外， 应不断充实和完善学生在校期间的各种档案材料，档案材料必须 真实，严禁弄虚作假。

(一) 入学档案材料

1.高考入学学生：考生档案袋、考生报名登记表、录取通知 书、入学健康体检表、新生入学登记表等。

2.预科升入本科学生：考生档案袋、预科结业登记表及就读预科期间有关材料、考生报名登记表、录取通知书、入学健康体 检表、新生入学登记表等。

3.“专升本”学生：高职 (专科) 档案、考生报名登记表、 录取通知书、入学健康体检表、新生入学登记表等。

4.退役复学学生：

( 1 ) 新生应征入伍保留入学资格：考生档案袋、考生报名 登记表、录取通知书、入学健康体检表、新生入学登记表、士兵 档案 (原则上需要调回学校与学籍档案合并，若地方征兵或退役 军人管理部门有特殊要求的，则根据有关部门要求办理) 等。

( 2 ) 在校生应征入伍保留学籍：士兵档案 (原则上需要调回学校与学籍档案合并，若地方征兵或退役军人管理部门有特殊 要求的，则根据有关部门要求办理) 、学生档案 ( 因参军已调出的及时调回、未调出的则归入新的年级专业班级) 。

5.转学学生：原就读学校学生档案。入学档案材料来源于入学前所在单位或档案存放单位，由原 所在单位或档案存放单位通过邮寄方式寄到学校，也可密封后由 学生自带，自带档案时要确保档案密封完整，不可私自拆封。各 学院应及时收齐、整理学生档案。整理时，应首先检查档案密封 是否完好、材料是否齐全，如有可疑，即与档案来源地联系，查 明原因，确保档案材料无误后为学生建档。建档时使用学校统一 印制的档案袋，并按学号数字从小到大的顺序进行排序。

(二) 毕业档案材料：

1.学业成绩单。由教务部门核准的学生在校学业成绩单，加盖学院和教务处公章。

2.团组织关系材料。共青团员的团组织关系材料根据团委工 作安排，在学生毕业前封装档案时，将学生团组织关系材料归入 学生档案中。

3.在校期间奖励、表彰以及处分材料，包含申请表、证书复印件或文件等。

4.毕业生登记表。由学生本人填写，字迹要清楚、不能涂改， 用黑色签字填写各项内容；报学院审核加盖学院和学校公章。

5.学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及证明。

6.就业通知书 ( 白色联) ，考研升学的毕业生无该项材料。

7.其它需装入档案的材料。

以上材料由辅导员 (班主任) 负责装入学生进校时所建档案袋，不得让学生自行装袋。

第十条：学生在校期间的档案材料须统一打印或用黑色签字 笔或纯黑色墨水笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔和纯蓝色墨水笔以及复写纸书书写，除荣誉证等证书外，档案材料一般 应使用原件。应爱护档案，不准在档案材料上划圈、涂抹、批注、 删改。

第十一条：学生档案袋封面的信息应由辅导员 (班主任) 或 辅导员 (班主任) 指定的学生干部统一以正楷字填写。填写时保持档案封面的整洁、规范、干净。

第四章 归档时间

第十二条：建档档案材料：考生档案 (前一阶段学习或工作档案) 、考生报名登记表、录取通知书、入学健康体检表、新生入学登记表等应在学生报到入学完成复查以后 3 个月以内归档。

第十三条：学生取得各类奖惩的原始材料及需要归档的材料， 应在形成文件下发后的一周内归档，由辅导员 (班主任) 负责收集存档，学生毕业当年 7 月按照当年档案收集归档文件整理装档。 学业成绩单、普通高校毕业生登记表、实习材料、就业通知书等 材料在学生毕业当年的 7 月底前归档。

第十四条：档案材料的收集整理，有关部门和学院应加强合作，各负其责，并执行相应的责任追究制度。

第五章 档案保管

第十五条：学生档案要有专门的库房，要用铁皮档案柜存放， 要有 “九防” ( 即防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防有害气 体、防盗、防火、防震) 设施。上述安全设施应经常检查，确保 档案存放环境安全。

第十六条：学生档案实行专人规范管理，由招生就业处具体 负责。归档的各类学生档案材料要严格保密，要统一装袋，要登 记、编号、造册、分装。要做到科学规范，方便查找。

第十七条：新生进校后各学院完成建档工作后将学生档案移 交招生就业处保管，学生毕业离校前由各学院毕业班辅导员 (班 主任) 到招生就业处领回完善学生档案材料。毕业生办理报到证 后，由辅导员 (班主任) 将报到证白色联 (就业通知书) 放入档 案袋，经招生就业处核查后由学院将档案袋封 口、盖章、粘贴档 案袋标签，并以学院为单位将整理好的毕业生档案交招生就业处， 办理邮寄或留存。移交档案时需将档案材料清单 ( 电子版和纸质 版) 一并移交。

第十八条：特殊情况学生的档案管理

( 一 )因病因事休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

( 二 ) 留级学生的档案，每学年在接到学生所在学院正式通知后，将其档案转到所留班级中，将原来班级的名字注销并注明原因。

( 三 )退学或转学学生的档案，由学生本人凭离校手续清单和退学文件办理领取手续，由他人代办的，代办人要提供授权委 托书和身份证原件及复印件方可办理。

( 四 ) 学校当年录取新生未报到就读的或其他学校新生，若 档案已由生源地有关部门或高中学校邮寄到校或错分到校，经核实后，造册登记，报校领导审批同意，将档案转回档案袋上学籍 信息所在地有关。

( 五 ) 当年按期毕业的学生，因档案材料不齐无法正常办理 封装邮寄手续的，辅导员 (班主任) 应根据招生就业处反馈的信息及时与学生联系，补充完善相关材料后进行封装邮寄。若超过 当年批量邮寄时间的则根据档案材料完善情况，办理留存手续或毕业生本人开具调档函自提。

第十九条：毕业生因参军入伍、参加西部计划和参加本校科研助理的，其他因工作需要申请档案留校的，招生就业处根据学 校武装部、团委、招生就业处提供的入伍、志愿者、科研助理名 单或学生申请，办理档案留存手续，免费保管三年。档案留校期间或档案留校期满由学生自行到校提取，或由工作单位与学校联系对接，办理对公邮寄。

第六章 档案利用

第二十条：因故需要查阅学生档案的，有关单位或学校有关 部门可以到招生就业处申请查阅，经主管领导审批同意后可以查 阅，查阅档案时须在指定地点， 由档案管理人员陪同。

( 一 )从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责 人、辅导员 (班主任) 等相关人员，因工作需要可到招生就业处 查阅学生档案，并按规定予以登记。校内其他有关人员因工作需 要查阅学生档案的，须提供所在部门出具的书面证明，到招生就 业处查阅学生档案，并按规定予以登记。

(二)校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由 2 人以上 持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，到招生就业处查阅学生档案，并按规定予以登记。

( 三 ) 学生本人不得查阅个人或他人档案。确有特殊原因需要复制有关本人档案材料，应当由学生本人书面申请，说明需要 何种材料和使用意图，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。确有特殊原因需要查阅他人档案的，需得到他人的授权，提交授权委托书及双方身份证复印件，并按照要求提交 申请，并经需要查阅的学生所在学院主管负责人批准后，由档案 管理人员按规定办理。

第二十一条：查阅学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、 折叠、涂改、增添和批注。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规 定，不得泄露或传播档案内容，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。档案管理人员在查阅结束后，需认真核对、 清点档案材料，放回原处进行保管。

第七章 档案转递

第二十二条：按照相关规定，我校毕业生档案通过中国邮政 特快专递 ( EMS ) 方式转递。毕业生档案的转递一律不对学生、 家长和无档案管理权的单位进行。

第二十三条：已签约的毕业生档案由学校直接寄往就业单位 所在地人事、就业管理部门或单位人事部门，若就业单位不接收 档案的则邮寄到毕业生生源地人事、就业管理部门。未落实就业 单位的毕业生档案由学校邮递到毕业生生源地人事、就业管理部 门。

第二十四条：考研升学的毕业生档案由毕业生提供研究生录 取通知书和调档函，学校直接转递到录取院校，未在规定时间内 提供研究生录取通知书和调档函的一律寄往毕业生生源地人事、 就业管理部门。

第二十五条：应届毕业生离校前已落实就业单位，且就业单位为毕业生开具调档材料的，可由毕业生本人自行带走本人档案。 学校对档案密封后加盖公章，毕业生本人不得自行拆封，须在调出后一周内，及时将档案移交给相关部门。自行拆封、遗失和未及时移交档案所产生的问题由毕业生本人解决。

第二十六条：毕业生档案批量转递工作时间为每年 7 月底、 8 月初。其他时间需要办理的根据学校工作安排到校办理，或由 工作单位人事、组织部门与学校联系，对公办理。学校寒暑假、 双休日及国家法定节假日等假期不予办理。

第二十七条：毕业生档案的邮寄和留存情况应及时通过学校 官方网站或工作群发布，毕业生应及时查看自己的档案情况，已 经邮寄的档案毕业生本人应及时跟踪落实档案去向；留存在校的档案，毕业生要及时与招生就业处核实，在规定时间办理档案转递手续。逾期未办理的，遗留问题由本人承担。

第八章 附 则

第二十八条：本办法若与国家法律、法规、规章、规范和有 关政策相抵触的，以国家法律、法规、规章、规范和有关政策为准。

第二十九条：本办法自下发之日起执行，学校以前有关学生 档案管理工作的文件规定如与本办法相悖之处， 以本办法为准。

第三十条：本办法由招生就业处负责解释。